フィルターを設定する

フィルター機能を使用すると、条件を定義して受信および送信のメッセージを管理できます。 フィルター機能により、設定した条件に基づいて自動的にメッセージを操作できます。

受信メッセージに対し、次のような操作を自動的に実行できます。

  • メッセージをフォルダに振り分ける

  • メッセージにタグを付ける

  • メッセージに既読またはフラグ付きのマークを付ける

たとえば、自分の主任から送られてきたメールを、自動的に「主任からのメール」というフォルダに入れたり、特定のアドレスからのメッセージを[ゴミ箱]フォルダに自動的に振り分けたりできます。

送信メッセージ対し、次のような操作を自動的に実行できます。

  • [送信済み]フォルダに保存されたメッセージを他のフォルダに振り分ける

  • メッセージにタグを付ける

  • メッセージに既読またはフラグ付きのマークを付ける

フィルターの条件

各フィルターは、1つ以上の「条件」と「操作」からなります。各フィルターには、複数の条件を含めることができます。たとえば、主任が2つのアドレス(たとえば、jane.smith@company.comとjane-smith23@yahoo.com)からメールを送信してくる場合は、「主任」というフィルターを1つ作成し、そのフィルターに各メールアドレスに対する2つの条件を含めます。

条件には以下のものを含めることができます。

  • メールヘッダーの[差出人:]、[宛先:]、[Cc:]欄に含まれる特定のアドレス

  • メールメッセージの件名または本文に含まれる単語または文字列

  • 添付ファイルの有無

どの条件にも否定形があります。たとえば、特定の単語を含まないメールを指定できます。

条件を組み合わせることによって、メールに対する複雑な検索を実行できます。

「任意」と「すべて」

フィルターの条件は、[任意]と[すべて]を使ってグループ化できます。これらは、検索機能のトピックで説明している検索の種類(「AND」と「OR」)に似ています。「任意」が「OR」に対応し、「すべて」が「AND」に対応します。

新しいフィルターの条件を定義するときに[任意]を指定すると、それらの条件のうちのいずれかの条件を満たすとメッセージが一致したとみなされ、そのメッセージに操作が適用されます。しかし、[すべて]を指定した場合は、そのフィルターのすべての条件を満たすときのみメッセージが一致したとみなされ、操作が適用されます。

フィルターの操作

各フィルターには、1つまたは複数の操作を指定できます。操作には、以下のものがあります。

  • メッセージを[受信箱]に残す(操作なし)。

  • 指定した別のフォルダにメッセージを移動する。

  • メッセージにタグを付ける。

  • メッセージに既読またはフラグ付きのマークを付ける。

[その他のフィルターは処理しない] 操作は、各フィルターの最後の操作でなければなりません。この操作により、現在の規則に一致したメールメッセージに、それ以上のフィルターが適用されるのを防ぐことができます。 この操作を指定しなかった場合は、現在のフィルターがメールメッセージに一致した場合でも、そのメールメッセージに対して後続のフィルターが適用されます。あるメッセージに1つのフィルターが一致した後、同じメッセージにそれ以上のフィルターを適用するようなケースはほとんどありません(最初の操作と矛盾した操作が適用される可能性があります)。

いつフィルターが適用されるか

メッセージはメールの受信時にフィルターと照合され、一致したメッセージについてはその時点でフィルターの操作が適用されます。

既存のメール項目のセットに対してフィルターを実行することもできます。[設定]>[メール]>[フィルター]ページにある[フィルターを実行]ボタンを使用すると、複数のフィルターを選択し、選択したメールフォルダに対して実行できます。 

フィルターの順序

フィルターは、[設定]>[メール]>[フィルター]ページに一覧表示されている順序で適用されます。この順序は変更できます。

各フィルターの条件は、各メールメッセージを評価するために使用されます。(フィルターで指定されている[任意]または[すべて]に応じて)メッセージが条件を満たすと、そのメッセージは一致したとみなされます。各フィルターの条件の順序は重要ではありません。

メッセージが条件に一致すると、そのフィルターに関連付けられているすべての操作が、一覧表示されている順序で適用されます。

アクティブなフィルターと非アクティブなフィルター

[設定]>[メール]>[フィルター]ページには、現在定義されているすべてのフィルターが一覧されます。[有効]チェックボックスを使用すると、フィルターを削除することなく、そのフィルターを有効または無効にできます。

 

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